Een elektronische factuur (e-invoice) is een factuur die digitaal wordt aangemaakt, verzonden, ontvangen en bewaard. Dit verloopt geautomatiseerd tussen verschillende softwaresystemen zonder manuele tussenkomst. De elektronische factuur moet voldoen aan een standaard zodat deze automatisch kan verwerkt worden door verschillende softwaresystemen aan de kant van de verzender en ontvanger.
Peppol 🤔?
Binnen Europa zijn er afspraken vastgelegd in een kader genaamd Peppol. Dit kader beschrijft een gestandaardiseerde indeling voor de facturen (UBL-formaat), de regels, het netwerk en de legale aspecten. E- facturen uitwisselen via Peppol gaat via zogenoemde Access Points die versleutelde berichten naar elkaar sturen. Je moet je bedrijf aanmelden bij zo een Access Point om er zelf mee aan de slag te gaan. Dit beveiligd Europees netwerk dat bedrijven, organisaties en overheidsinstellingen toelaat om onderling elektronische facturen uit te wisselen kan je beschouwen als een soort ’telefoonnetwerk voor facturen’. Om je ontvanger een bericht te sturen, heb je enkel zijn of haar unieke Peppol-ID nodig. Die ID kan je vergelijken met een telefoonnummer. Ook wanneer je ontvanger verandert van service provider of access point, blijft hij of zij, net als bij een telefoonnummer, bereikbaar via hetzelfde, unieke Peppol-ID.
Voordelen 🙏🏻?
Jouw boekhouding kan op elektronische manier contact maken met de boekhouding van je ontvanger, wat fouten voorkomt. De e-facturen kunnen automatisch ingelezen, ingeboekt en na goedkeuring betaald worden. Doordat elke bestemmeling wordt geregistreerd op het Peppol-netwerk op basis van een uniek kenmerk zoals het KBO-nummer is het een heel veilig systeem. Facturen worden sneller betaald omdat de ontvanger er geen werk meer aan heeft.
Timing ⏰ ?
De verplichte toepassing van e-invoicing is niet nieuw in België. Zo moeten ondernemingen die deelnemen aan overheidsopdrachten vandaag al hun facturen in elektronisch format uitreiken. Vanaf 1 januari 2026 wordt dit ook de norm in transacties tussen belastingplichtige ondernemingen. Voor deze stap heeft de overheid gekozen voor het Europese Peppol-netwerk. Heel wat andere lidstaten gebruiken dit netwerk ook al. Belastingplichtigen krijgen de flexibiliteit om in onderling akkoord voor een ander systeem te kiezen, op voorwaarde dat dit beantwoordt aan de Europese normen inzake semantiek en syntaxis.
